Privacyverklaring HR Hands

Op 25 mei 2018 is de nieuwe Europese Privacywet ingegaan. Dit betekent dat uw en ons bedrijf hieraan moeten voldoen. HR Hands heeft deze verklaring conform het stappenplan van de Autoriteit Persoonsgegevens opgesteld. Hierin wordt omschreven hoe er met uw bedrijfsgegevens / persoonsgegevens van uw bedrijf / medewerkers om wordt gegaan die worden verzameld door HR Hands.

Informatie

Bij HR Hands hechten wij groot belang aan de privacy van onze opdrachtgevers. Wij zijn een HR Bureau dat zich richt op het adviseren, ondersteunen en ontzorgen van grote en kleine ondernemingen op gebied van HR. Omdat HR gaat over de mens in de organisatie, zal naar alle waarschijnlijkheid veel worden gewerkt met persoonsgegevens van uw medewerkers. Het is daarom goed dat u weet wat daarmee gedaan wordt en wat de rechten en plichten rondom deze gegevens zijn.

HR Hands is een kleine organisatie, waardoor zij geen functionaris gegevensbescherming hoeft aan te stellen. HR Hands heeft een AVG-specialist die niet alleen ingezet wordt om opdrachtgevers te adviseren en ondersteunen maar ook verantwoordelijk is voor het interne AVG-beleid. Elke medewerker van HR Hands is zich bewust van de regels omtrent de nieuwe wet en werkt conform de geldende regels. Dit houdt mede in dat uitsluitend de aangewezen / verantwoordelijke medewerkers van HR Hands toegang hebben tot de gegevens die u met ons deelt.

Wij geven de door u verstrekte gegevens niet uit handen voor marketingdoeleinden. Uw gegevens worden nooit aan derden verkocht. Uw gegevens worden uitdrukkelijk niet aan derden verstrekt, anders dan derden die direct betrokken zijn bij de uitvoering van de overeenkomst tussen u en ons te weten: hostingpartijen, softwareleveranciers, betaaldienstverleners, bezorgers en samenwerkingspartners.

Doel gegevens

Afhankelijk van de opdracht die wij voor u verrichten, zal gebruik gemaakt worden van bedrijfs- en persoonsgegevens. Deze laatste betreffen de persoonsgegevens van uw medewerkers. Denk hierbij aan adresgegevens voor het versturen van brieven, verzuimgegevens bij hulp bij re-integratietrajecten, het maken van verzuimanalyses, et cetera. Alle gegevens worden alleen verwerkt met uw uitdrukkelijke toestemming. Bij verwerking van individuele persoonsgegevens van één van uw medewerkers zullen wij u erop wijzen dat deze desbetreffende persoon toestemming moet verlenen voor het verstrekken van de persoonsgegevens.

Gegevens zullen worden opgevraagd voor de doeleinden die zijn gericht op het kunnen vervullen van de opdracht. HR Hands verzamelt ook bedrijfsgegevens voor het verzenden van onze nieuwsbrieven.  

Indien HR Hands een van haar samenwerkingspartners inzet voor een opdracht kunnen andere privacy voorwaarden gelden. Dit omdat andere informatie, denk aan bijvoorbeeld medische gegevens, worden gedeeld.

Ontvangers

Nieuwsbrieven en emails worden verzonden vanuit Outlook. Als u contact met ons opneemt via mail, worden de betreffende mails opgeslagen op de servers van Microsoft. We werken met het Office 365 pakket.

Opslagperiode

Uw gegevens worden voor langere tijd bewaard door HR Hands, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we op grond van wettelijke regeling uw gegevens langer dienen te bewaren.

Uw mailadres wordt opgeslagen indien u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief. Indien u de nieuwsbrief niet meer wens te ontvangen kunt u dit aangeven door een mail te sturen naar info@hr-hands.nl

Indien u contact opneemt via email en de overige communicatie bij samenwerking via email plaatsvindt, worden uw gegevens opgeslagen op de mailserver. De mails worden gedurende de gehele samenwerkingsperiode bewaard met een maximale periode van 3 jaar.

Beveiliging

Wij nemende bescherming van uw gegevens uiterst serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan.

De bedrijfs- en persoonsgegevens worden uitsluitend beheerd door de aangewezen medewerker van HR Hands, toegankelijk via eerdergenoemde software. De gegevens zijn beveiligd met een wachtwoord en daar waar mogelijk een tweetrapsverificatie. Apparaten die uw gegevens openen zijn elk ook vergrendeld met een wachtwoord en / of vingerafdruk. Het aantal apparaten dat toegang heeft tot uw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten.

Uw rechten

U heeft het recht om ten alle tijden uw gegevens op te vragen die bij HR Hands vastgelegd en bewaard worden. Dit kunt u doen door een email te sturen of telefonisch contact op te nemen met HR Hands. U ontvangt dan een overzicht van uw gegevens.

Kloppen de gegevens niet of zijn uw gegevens veranderd dan heeft u het recht om dit te laten rectificeren door HR Hands. Uw gegevens omtrent de nieuwsbrief kunt u aanpassen door ons een email te sturen.

Mocht u gegevens nodig hebben die bij HR Hands zijn opgeslagen, in het geval u overstapt naar een andere partij of dienst, dan heeft u recht op overdracht. HR hands draagt dan al uw gegevens over naar een door u aangewezen partij.

Wilt u niet langer dat uw gegevens bij HR Hands zijn vastgelegd, dan heeft u het recht op het laten wissen van deze gegevens.

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij autoriteit Persoonsgegevens, als u vindt dat HR Hands niet op de juiste wijze met uw gegevens omgaat.

Het gebruik maken van deze rechten kan via info@hr-hands.nl. Ons streven is om binnen een week te reageren.

Plichten

HR Hands verwerkt bedrijfs- en persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang namelijk het kunnen uitvoeren van de opdracht die u aandraagt. De gegevens die HR Hands opvraagt zijn de minimale gegevens die wij nodig hebben om de door u aangedragen opdracht te kunnen uitvoeren. Indien wij niet de juiste en volledige gegevens ontvangen kan de opdracht niet of niet naar behoren worden uitgevoerd.

Indien er datalekken zijn geldt een meldplicht. HR Hands zal zorgdragen voor deze plicht, de opdrachtgever inlichten en het datalek documenteren.

Mocht het nodig zijn dat HR Hands uw gegevens moet delen met een van de samenwerkingspartners, dan zal eerst uw toestemming worden gevraagd.  

HR Hands behoudt zich het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer HR Hands dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek / proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van HR Hands te beschermen. Wij trachten daarbij altijd uw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.

Wijzigingen in deze Privacy Verklaring

Wij behouden het recht om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Het verdient aanbeveling om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent. Deze verklaring is het laatst gewijzigd op 28 januari 2019.

Vragen en Feedback

We controleren regelmatig of we aan dit privacy beleid voldoen. Als u vragen heeft over dit beleid, kunt u contact met ons opnemen per email via info@hr-hands.nl

HR Hands is een BV, welke wordt geleid door Angelina Fortes Cardoso.